Komunikasi seringkali merupakan aspek yang paling menantang dalam bekerja sebagai desainer grafis. Tidak hanya berkomunikasi lewat gambar atau desain, tetapi seorang desainer grafis juga harus mampu dan cakap dalam berkomunikasi verbal. Karena komunikasi juga berhubungan erat dengan tingkat kepuasan klien.
Berikut ini adalah 10 tips untuk membangun komunikasi yang baik dengan klien.
1. Tentukan peran antara desainer dan klien
Sebagian besar desainer pasti pernah memiliki pengalaman dengan satu klien yang mencoba untuk mengambil alih ranah desain (pegang kendali) sesuai dengan yang dia inginkan. Sayangnya, ini dapat merusak integritas hubungan bisnis dan menghancurkan kepercayaan.
Tidak semua klien mengerti betul dan memiliki wawasan tentang desain. Oleh karena itu, jika klien mencoba untuk mengambil kendali kreatif, seorang desainer dapat berkomunikasi dengan tegas tetapi sopan.
Beri tahu klien bahwa sebagai desainer senang melihat contoh inspirasi dari mereka, namun kontrol kreatif tetap harus ada di tangan desainer. Sehingga hubungan antara desainer dan klien dapat dipertahankan dan saling percaya satu sama lain.
2. Tentukan ruang lingkup proyek
Seorang desainer grafis harus mengetahui jumlah dan segala ruang lingkup pekerjaannya. Sehingga dapat memberi tahu klien apa dan mana saja aspek yang berhubungan dengan pekerjaannya.
Jika sang desainer grafis tidak menentukan ruang lingkup proyek, maka klien dapat dengan mudah menarik pekerjaan di luar batasnya dan memberi tekanan pada desainer.
Oleh karena itu, Langkah pertama adalah komunikasikan dengan klien dengan menetapkan jangka waktu, syarat pembayaran, dan jumlah pekerjaan yang akan diproduksi.
Jika klien mencoba membelokkan aturan, seorang desainer dapat dengan sederhana dan sopan merujuk garis besar yang disepakati.
Cara yang bagus bagi seorang desainer untuk mengungkapkannya adalah dengan memberi tahu klien bahwa mereka senang berbicara tentang penetapan harga dan penjadwalan pekerjaan di masa depan, tetapi pekerjaan yang ada harus diselesaikan sebelum pekerjaan tambahan dimulai.
3. Ajukan lebih banyak pertanyaan
Banyak juga desainer yang takut untuk bertanya terlalu banyak ketika berhubungan dengan klien. Hal itu sangat disayangkan, karena seolah-olah dapat membuat desainer terlihat tidak kompeten.
Padahal, dengan mengajukan banyak pertanyaan justru akan membuat seorang desainer terlihat lebih teliti dan memperhatikan detail. Hal inilah yang dapat menyelamatkan seorang desainer dari potensi pekerjaan yang tak terbatas.
Tanyakanlah dan komunikasikan kepada klien apa pun itu, baik tentang dimensi, ukuran, warna yang digunakan, spesifikasi, style, jenis huruf, dan lain-lain secara detail !
4. Gunakan istilah awam
Hindari istilah apa pun yang dapat membingungkan orang yang bukan desainer.
Daripada menggunakan bahasa khusus desain, seperti “kerning” atau “bleed”, cobalah untuk menjelaskan apa yang bicarakan dengan menggunakan kata-kata yang mudah dimengerti oleh klien.
Yuk, mari simak juga “Desainer Grafis Profesi Menjanjikan? atau Malah Tenggelam?”
5. Selalu bicarakan waktu
Perlu diingat untuk membicarakan soal waktu. Jika klien membutuhkan revisi, seorang desainer harus memberikan perkiraan waktu kapan revisi pekerjaannya akan selesai.
Jika terdapat gangguan atau masalah yang dapat mengakibatkan penundaan waktu, seorang desainer harus mampu mengomunikasikannya dengan terbuka dan transparan.
Komunikasi yang terbuka dan transparan ini dapat memberikan hubungan yang sehat dan membuka jalur bagi klien untuk berkomunikasi dengan cara yang sama.
6. Jangan takut untuk memanggil/menegur klien
Ketika klien gagal memenuhi tenggat waktu respons atau kesepakatan lain, Hal pertama yang harus dilakukan oleh desainer adalah menegur klien dengan sopan tetapi tegas dan menyebutkan kekurangan klien sehubungan dengan hubungan bisnis.
Di dalam berbisnis harus dilakukan dengan serius dan kesampingkan emosi. Segalanya harus jelas hitam dan putih dan pihak-pihak harus berkomunikasi secara objektif. Meminta klien bertanggung jawab atas pelanggaran dari kesepakatan adalah hal yang harus dilakukan seorang desainer. Jika klien tidak dapat memenuhi harapan, maka seorang desainer dapat meninggalkanya.
7. Bersikap ramah dan bersahabat kepada klien
Dengan bersikap ramah kepada klien, seorang desainer dapat membuat klien lebih tersentuh dan memberikan mereka ruang nyaman, sehingga tidak terkesan terlalu formalitas yang dapat mengintimidasi. Oleh karena itu, keramahan menjadi sebuah sikap yang wajib dijaga oleh seorang desainer ketika berhubungan dengan klien.
8. Utamakan bicara melalui telepon dari pada pesan teks
Dalam banyak kasus, berbicara di telepon menyelesaikan masalah lebih dari dua kali lebih cepat daripada komunikasi berbasis pesan. Karena dengan berbicara melalui telepon desainer sama saja dengan berkomunikasi langsung dengan klien.
Nada bicara dapat lebih mudah dikenali ketimbang berbalas pesan atau chat. Selain dapat membuat klien lebih nyaman, mengutamakan berbicara melalui telepon akan memberikan kesan respons komunikasi yang lebih serius.
9. Fokus dan buatlah prioritas pekerjaan
Sering kali seorang desainer mendapatkan pekerjaan lebih dari satu klien dalam waktu bersamaan. Untuk itu desainer haruslah fokus pada pekerjaan yang memiliki prioritas tertinggi. Buatlah jadwal timeline dan deadline, sehingga pekerjaan yang sedang digarap tidak bentrok dengan pekerjaan lainnya.
Kegagalan seorang desainer dalam mengelola timeline pekerjaan dapat berakibat berkurangnya kepercayaan klien.
Jika seandainya desainer memang tidak mampu untuk mengelola banyak pekerjaannya, lebih baik tolaklah dari awal, pilihlah pekerjaan desain yang paling sesuai dan yang paling diinginkan oleh desainer.
10. Hentikan pekerjaan, jika tidak benar (bukan berarti menyerah)
Daripada melanggengkan hubungan klien dan desainer yang membosankan yang penuh dengan target yang terlewat dan harapan yang gagal, seorang desainer dapat dengan mudah mengomunikasikan ketidakcocokan kepada klien dan bahkan mungkin merekomendasikan desainer yang lebih cocok untuk pekerjaan itu.